スキャナによる電子化保存規程

スキャナによる電子化保存規程医療保険の携行性と責任に関する法律 (HIPAA) のプライバシールールは、電子、書面、口頭のいずれであっても、すべての形式の保護医療情報 (PHI) に適用されます。これには、ファクシミリ、スキャナー、携帯情報端末 (PDA)、電子メール、およびボイスメールによって送信される PHI が含まれます。プライバシールールは、対象となるエンティティに対して、PHI への不正アクセスまたは PHI の開示を防ぐための合理的な措置を講じることを求めています。「合理的な措置」という用語は規制では定義されていませんが、保健社会福祉省公民権局 (OCR) は、対象となるエンティティが自身のセキュリティリスクを評価し、それらのリスクに適したセキュリティ対策を実施することを期待していることを示しています。 .

ドキュメントを電子的にスキャンして保存する場合、考慮すべき点がいくつかあります。たとえば、使用するスキャナの種類は、画質に影響を与えます。一般に、ドキュメントのスキャンには、光学解像度が 300 dpi 以上のフラットベッドスキャナが最適です。
元のドキュメントの品質もスキャン結果に影響するため、常に高品質の原稿から始めることをお勧めします。スキャンするときは、スキャナーが処理できる最高の設定を使用して、画像の忠実度を高めます。
スキャンしたドキュメントを業界標準の PDF ファイルとして保存し、さまざまなソフトウェアやデバイスとの互換性を確保してください。

紙の代わりに電子記録を保持できますか?

電子記録が紙の記録ほど公式ではないことは事実ですが、それでも連邦法および州法の下では許容されます。メンテナンス、プライバシー、および保持の要件は 2 つの形式で同じであるため、連邦法および州法の下ではどちらも許容されます。

電子記録は、簡単に見つけて使用できるように、一貫した論理的な方法で配置する必要があります。それらは、その件名、ケース、またはプロジェクトに属する電子メールを含む他の電子記録とともに、フォルダーとサブフォルダーに構造化する必要があります。これにより、物事が整理され、必要な情報を簡単に見つけることができます。

スキャンされたドキュメントは合法ですか

ドキュメントのイメージングとスキャンが、紙のドキュメントと同様に法的拘束力があることに疑いの余地はありません。この点については、法律は明確です。ただし、留意すべき重要な考慮事項がいくつかあります。
まず、ドキュメントが正しくイメージ化またはスキャンされていることを確認することが重要です。プロセスに誤りがあると、文書の法的有効性に影響を与える可能性があります。
次に、元の紙の文書を安全な場所に保管することが重要です。スキャンまたは画像化されたコピーには法的拘束力がある場合がありますが、常にオリジナルも手元に置いておくことをお勧めします。
最後に、一部の裁判所では、書類を紙の形式で提出するよう要求する場合があることに注意してください。このような場合、イメージングとスキャンでは不十分です。裁判所の要件に準拠しているかどうか、常に裁判所に確認してください。

税務書類をスキャンして破棄する前に、他の目的でそれらが必要ないことを確認してください。場合によっては、監査人、債権者、または保険会社が、それらを長期間保管するよう要求する場合があります。疑わしい場合は、少なくとも 7 年間は税務記録を保管することをお勧めします。

スキャン後に医療記録を破棄することはできますか?

法的地位を維持するためには、スキャンされた記録が高品質で読みやすいものであることを確認することが重要です。紙の記録がスキャンされると、それらは破棄できますが、完全な保存期間が過ぎた後でのみ可能です。

コピーしようとしている記録が著作権保護の対象外でない限り、別の形式でコピーを作成すると、コピーを許可する著作権所有者の排他的権利が侵害されます。

記録管理の 4 つの基本ルールは何ですか?

正確で最新の雇用記録を維持することは、あらゆるビジネスにとって重要です。適切に定義された記録保持ポリシーを導入することで、すべての記録が適切に収集および保存されるようにすることができます。さらに、保持スケジュールにより、記録が必要な期間だけ保持され、不要になったときに安全に廃棄されることが保証されます。
記録管理に関しては、次の 4 つの重要な規則に従う必要があります。
1. 雇用記録ポリシーを確立します。
2. 保持スケジュールを作成します。
4. 雇用記録は安全に廃棄してください。
これら 4 つのルールに従うことで、ビジネスがすべての記録保持要件に準拠していることを確認できます。

電子記録管理に関しては、従うべきいくつかのベストプラクティスがあります。
1. 正しいデータを追跡、監視、記録します。これは、ビジネスにとって重要なデータを把握し、それに応じて追跡することを意味します。
2. 最適な記録管理戦略を作成します。これは、記録をどのように管理するかについて計画を立て、それが一貫して守られるようにすることを意味します。
3. 情報アーキテクチャのビジネス分類スキームの正確さと効率。これは、記録を適切に分類し、見つけやすくするために重要です。
4.物理的な記録をデジタルデータに変換します。これにより、スペースを節約し、レコードに簡単にアクセスできます。
5. 定期的な戦略とポリシーのレビュー。これは、記録管理戦略が引き続き有効であり、ポリシーが最新であることを確認するために重要です。

電子記録はどのくらいの期間保管する必要がありますか

給与記録を電子的に保存する場合でも、労働省から要求された場合は、コピーおよび転記できるようにしておく必要があります。コピーは明確で読みやすく、あなたのビジネスに属していることを簡単に識別できる必要があります。 FLSA により、給与記録を少なくとも 3 年間保管することが義務付けられています。

デジタル化のみが編集可能なドキュメントを作成します。文書をスキャンすると、画像または静止画像が作成されます。

IRS はスキャンされた文書を受け入れますか?

IRS は現在、さまざまなファイル形式の署名の画像を受け付けています。この変更により、納税者は税務書類に電子的に署名しやすくなります。

PDF は読み取り専用の電子形式であり、変更すると電子的な痕跡が残ります。これにより、法廷で認められる必要がある法的文書に最適です。

100 年前の文書を保管するにはどうすればよいですか

文書は、損傷を防ぐために、常に涼しく乾燥した暗い場所に保管する必要があります。無酸性、アルカリ性の素材 (ボックス、フォルダー、マットなど) またはポリエステルフィルムのフォルダーは、ドキュメントの保管に最適です。ドキュメントを損傷する可能性があるため、地下室、屋根裏部屋、バスルームなどの湿気の多い場所にドキュメントを保管しないでください。

価値のない有価証券または不良債権控除による損失の請求を提出する必要がある場合に備えて、所得税申告書の記録を少なくとも 7 年間保管する必要があります。申告すべき所得を申告せず、それが申告書に記載されている総所得の 25% を超えている場合は、6 年間記録を保持する必要があります。

10 年間保持する必要がある記録はどれですか?

明らかな理由から、法的文書を追跡することが重要です。それらは重要な取引をマークし、多くの場合、財務上の影響があります。しかし、それを超えて、さまざまな文書にはさまざまな法的地位があり、さまざまな期間保持する必要があります.たとえば、契約法では、一部の文書は 6 年間保管する必要がありますが、他の文書は 4 年間しか保管する必要がありません。公証人は、特定の文書を 10 年間保管するよう法律で義務付けられています。
疑わしい場合は、常に注意を怠らず、問題のドキュメントを保持することをお勧めします。不要になった場合は、後でいつでも処分できます。しかし、それが必要なのに持っていない場合、それは非常にコストのかかる間違いになる可能性があります。

州法は一般に、ドキュメントを保持する必要がある期間を定めていますが、通常、法的な有効期限が切れた後、どれだけ早く破棄できるかについては定めていません。そのため、多くの CE は、スキャンした文書を法定耐用年数の終了後 30 日間保持することを選択しています。

電子医療記録は破棄できますか

テクノロジーが進化し続ける中、正確な履歴記録を維持するために、電子記録を永続的に保持することが重要です。そのことを念頭に置いて、記録は将来のテクノロジーと互換性のある形式で保存する必要があります。

記録は機密扱いとし、最長 10 年間廃棄しないものとします。記録は 10 年後に破棄することができます。
• 未成年者の記録は 18 歳まで保持する必要があります。

レコードをデジタルに変換する最良の方法は何ですか

A/Dコンバーター付きフォノプリアンプは、プリアンプとA/Dコンバーターの両方を組み合わせたデバイスです。プリアンプはターンテーブルからの信号を増幅し、A/D コンバーターはアナログ信号をデジタル信号に変換します。これは、両方のデバイスを使用する最も簡単な方法です。

【電子帳簿保存法の図解①】
電子帳簿保存法が規定する保存方法は(1)電子帳簿保存、(2)スキャナ保存、(3)電子取引の保存と2つに分けられ、また対象とされる帳簿書類も3つに区分されます。 pic.twitter.com/VrsPj4cswc

— 図解きめらさん (@KIMERA_jp) May 17, 2022

ターンテーブルには、主に USB と標準の 2 種類があります。 USB ターンテーブルはデジタル信号をコンピューターに送信し、レコーディングソフトウェアで処理できます。標準的なターンテーブルでは、信号がレコーディングソフトウェアに到達する前に信号を増幅するために、フォノプリアンプまたはアナログ – デジタルコンバーターが必要です。
どちらの場合でも、ビニールを良好な状態に保つためにレコードクリーナーも必要です。レコードの表面にほこりや汚れがたまり、再生時にクリック音やポップ音が発生することがあります。レコードを定期的にクリーニングすることで、レコードをきれいでノイズのない状態に保つことができます。

レコードアルバムをデジタルに変換するにはどうすればよいですか

ビニールレコードをデジタル化する場合、1 つのオプションは USB ターンテーブルを購入することです。このタイプのターンテーブルにはフォノプリアンプが内蔵されているため、コンピューターに直接接続して曲を転送できます。多くの Hi-Fi ブランドが USB ターンテーブルを製造しているため、ニーズに合ったものを見つけることができるはずです。