文書 保存 年限 表 この表を使用して、一般的なビジネス ドキュメントを保持する期間を決定します。これらの日付は、訴訟を起こさなければならない期間である時効に基づいています。保持期限が過ぎたドキュメントを破棄します。
多くの組織では、特定の文書を廃棄するまでの最低期間を規定する文書保管スケジュールが一般的です。ドキュメント保持スケジュールの目的は、表向きは、手元に保持する必要のないドキュメントの量を減らすことで組織の効率を改善し、特定の種類のドキュメントの保管に関する法的要件への準拠を改善することです。
通常、ドキュメントの保存スケジュールには、ドキュメントのさまざまなカテゴリをリストした表と、各カテゴリを破棄するまでの最小保存期間が含まれます。たとえば、人事ファイルは 7 年間保管する必要があり、税務記録は 10 年間保管する必要がある場合があります。
組織は、適用される法律および規制に従って保持する必要がある特定の種類のドキュメントを決定するために、法律顧問に相談する必要があります。さらに、組織は、特定の種類のドキュメントを保持する期間を決定する際に、社内のビジネス ニーズを考慮する必要があります。たとえば、財務記録は、税務目的では 7 年間しか保持する必要がない場合がありますが、組織は、内部の財務計画のために 10 年間保持することを選択する場合があります。
7 年間保管すべき記録は?
制限期間は、所得税目的で記録を保持する必要がある期間です。価値のない有価証券または不良債権の控除による損失の請求を提出する場合、時間枠は異なる場合があります。一般に、申告すべき所得を申告せず、申告書に記載されている総所得の 25% を超えている場合、記録を 6 年間保管する必要があります。
企業が州および連邦の規制に確実に準拠するためには、文書保持ガイドラインに従うことが重要です。これらのガイドラインでは、通常、企業は記録の種類に応じて、1 年、3 年、または 7 年間記録を保存する必要があります。場合によっては、企業は記録を永久に保持する必要があるかもしれません。何を保管し、何をシュレッダーにかけるべきかわからない場合は、会計士、弁護士、および州の記録管理機関がガイダンスを提供してくれる場合があります。
10 年間保管しなければならない記録
手形、契約書、証書と権原、住宅ローン、株式と債券の記録など、永久に保管する必要があるさまざまな種類の法的文書があります。ただし、解約した賃貸借契約および受取手形は、解約後10年間保管することができます。これらの書類は、破損したり紛失したりしない安全な場所に保管することが重要です。
データ保持期間は、内部および外部の要件に従ってデータを保存する必要がある期間です。データ保持期間は組織や業界によって異なりますが、一般的には 3 年から 10 年の範囲です。データが目的を果たした後は、アーカイブ、匿名化、または破棄する必要があります。
銀行取引明細書を 7 年間保管する必要がありますか?
経験則としては、納税申告書に関する情報を確認する書類を 3 ～ 7 年間保管することをお勧めします。これには、フォーム W-2 および 1099、銀行および証券会社の明細書、授業料の支払い、慈善寄付の領収書が含まれます。これらの書類を保管しておくと、IRS による監査を受けた場合に必要な情報を確実に入手できます。
ビジネスの記録を整理して追跡することは、規制への準拠を維持し、ビジネスの法的利益を保護し、意思決定のための正確な情報を提供するために重要です。財務記録、法律記録、従業員記録、ポリシーと手順の記録、その他のビジネス記録など、企業が保持する必要があるさまざまな種類の記録があります。記録を整理して保存するための優れたシステムを用意することで、必要なときにアクセスできるようになり、ビジネスを整理しておくことができます。
保存期間はどのように計算しますか?
定着率は、従業員の満足度と会社の全体的な健全性の指標となる可能性があるため、企業が追跡する重要な指標です。高い定着率は、従業員が自分の仕事に満足しており、退職する可能性が低いことを示している可能性がありますが、低い率は、対処する必要がある問題があることを示している可能性があります。定着率は通常、1 年以上勤務している従業員数を 1 年前にその職に就いていた従業員数で割って、年間ベースで計算されます。この指標を使用して、企業を同業界の他の企業と比べてベンチマークし、経時的な傾向を追跡できます。
記録には主に 4 つのタイプがあります。資産を保護するもの、重要なイベントをマークするもの、運用を評価するもの、政府の規制に従って収集されるものです。
記録を破棄する必要がある場合
他人に見せてはならない機密情報を含む記録は、安全に破棄する必要があります。ハード コピーを放置したり、電子ドキュメントをゴミ箱に移動したり、古いフォルダに保管したりすると、破棄しないと危険にさらされる可能性があります。
納税申告書と関連書類を少なくとも 3 年間保管することをお勧めします。これにより、監査の際に必要なものがすべて揃っていることが保証されます。
永続的に維持する必要がある記録はどれですか?
2013 年会社法により、すべての会社は一定の記録と登録を恒久的に維持することが義務付けられています。これらには、法定監査報告書を含む年次財務諸表、年次報告書、取締役会会議の議事録、取締役会委員会会議、会員総会などが含まれます。これらの記録と記録はすべて、会社が適切に機能するために非常に重要であり、維持する必要があります。慎重に。
組織は、ストレージ スペースとコストを節約するために、必要な期間だけデータを保持する必要があります。組織によっては、これが 6 か月または 6 年かかる場合があります。それより長いものは不要です。
小切手帳の記録はどのくらいの期間保持する必要がありますか
小切手帳の登録は、特に領収書やデジタル記録に常にアクセスできるとは限らない場合に、予算編成や支出の追跡に非常に役立ちます。少なくとも 10 年間保管して、支出の完全な記録を残してください。
古い銀行取引明細書には、あなたとあなたの財務履歴に関する多くの機密情報が含まれている可能性があります。この情報が悪者の手に渡らないように細断することが重要です。
どの書類を保存し、何を捨てますか?
アクティブでなくなるまで、すべてのアクティブな契約を保持します。これには、保険証書、財産記録、および株券が含まれます。契約が完了した後、または保険証券の有効期限が切れた後は、これらの書類を破棄できます。
正確な雇用記録を維持することは、あらゆるビジネスにとって重要です。記録が法的に準拠し、最新であることを確認するために従うべき重要なルールがいくつかあります。
1. 就業記録方針の確立
2. 記録保持スケジュールを立てる
4. 雇用記録を安全に処分する
記録の 4 つのカテゴリとは
記録の 4 つの特別なカテゴリは、財務記録、人事記録、病院記録、および法務記録です。これらの記録は、マニュアルの別のモジュールで扱われます。現在の記録を管理する原則と実践については、現在の記録の整理と管理のモジュールでも説明しています。
45s の記録はサイズが小さく、再生速度は 45 RPM です。これらのレコードは優れた音質を備えていますが、片面に録音された音声は数分しか保存できません。
12 か月の保存期間をどのように計算しますか
リテンション率は、特定の期間にわたってサービスまたは製品を使用し続ける顧客の割合を測定します。維持率を計算するには、特定の期間の終わりにサブスクリプションを継続しているアクティブ ユーザーの数を、その期間の最初のアクティブ ユーザーの総数で割ります。
たとえば、月初に 1,000 人のアクティブ ユーザーがいて、そのうちの 950 人のユーザーが月末にアクティブな状態を維持している場合、維持率は 95% になります。
日本建築学会は1983/3/22にも「旧中野刑務所正門」の保存に関する要望書を出しています。報道によると、同学会と中野区の要望を受け法務省が保存を決定したという経緯のようです pic.twitter.com/eJTqMneF16
— 中野非公式通信 ?? (@nakanocitizens) October 16, 2018
保持期間は、記録の種類に応じて特定の時刻に開始されます。たとえば、財務記録の保持期間は翌年の 7 月 1 日から始まります。別の例として、求人検索の記録の保持期間は、採用決定が行われた日から始まります。
Excel で保持率を計算するにはどうすればよいですか
CRR は顧客維持率であり、会社の健全性を示す重要な指標です。企業が一定期間に保持している顧客の数を測定します。 CRR を計算するには、[(E-N)/S] x 100 = CRR という式を使用します。これにより、ある期間から次の期間まで維持されている顧客ベースの割合がわかります。
記録の分類と保持スケジュール (RCRS) は、大学で記録を管理するための主要なツールです。 RCRS は、すべてのコンプライアンス義務、専門的基準、および運用上のニーズを満たすのに十分な期間、大学の記録が保持されることを保証するために開発されました。 RCRS は、記録が適切な方法で分類および維持され、不要になったときに破棄されることを保証します。
ワープアップ
—————————————– ——— ——
従業員メモ 18 か月保持
上の表は、いくつかの一般的なドキュメントの種類と、それらを保持する必要がある最短期間を示しています。州や組織によって時間が異なる場合があります。
ドキュメントの保存期限表を作成する際に覚えておくべき最も重要なことは、分類と一貫性を保つことです。ドキュメントの種類、レコードの種類、ビジネスの目的のいずれで整理する場合でも、表全体で一貫性を保つようにしてください。これにより、テーブルがより使いやすくなり、後で混乱するのを防ぐことができます。さらに、ビジネス ニーズの変化に応じてテーブルを定期的に更新し、テーブルが常に正確であることを確認してください。