書類の保存期間 - Doctors Health

書類の保存期間ビジネスの世界では、さまざまな種類のドキュメントが日常的に作成されています。古い文書を保管する必要がないように思われるかもしれませんが、実際には、ほとんどのビジネス文書には保存期間があります。保存期間とは、企業がドキュメントを破棄する前にファイルに保存しなければならない期間です。ビジネスでドキュメントを一定期間保持する必要がある理由はさまざまであり、保持期間はドキュメントによって異なります。保存期間が法律または規制によって定められている場合もあれば、文書を保存する期間を決定するのは個々のビジネスに任されている場合もあります。

文書の保存期間は、文書の種類や作成目的によって異なります。一般に、財務記録は最低 7 年間保管する必要があります。

ドキュメントはどのくらいの期間保持する必要がありますか?

価値のない有価証券または不良債権控除による損失を請求する場合は、7 年間記録を保管してください。申告すべき所得を申告せず、それが申告書に記載されている総所得の 25% を超えている場合は、6 年間記録を保管してください。申告書を提出しない場合は、記録を無期限に保管してください。

売渡証、許可証、免許証、契約書、証書と権原、抵当権、株式と債券の記録など、永久に保管する必要があるさまざまな法的文書があります。ただし、解約後 10 年間保管できるリースや受取手形など、より短期間保管できる法的文書もあります。

文書の保持ポリシーとは

ドキュメント保持ポリシーは、企業の記録および情報管理ポリシーの重要な部分です。企業が従業員に企業データの作成から破棄までの管理をどのように期待するかを確立し、説明します。ポリシーには、文書と記録の取り扱い手順、およびさまざまな種類の文書の最小保持期間を指定する必要があります。

記録の保存期間は、記録の種類に応じて特定の時点から始まります。たとえば、財務記録の保持期間は翌年の 7 月 1 日から始まります。別の例として、就職活動の記録の保持期間は、雇用決定が下された日から始まります。

雇用記録の法定保存期間は、当該会計年度の終了後 3 年以上です。これは、1993 年所得税 (雇用) 規則 (SI 1993/744) の改正に従っています。

ほとんどの所得税記録は 7 年間保管する必要があります。ビジネスの性質によっては、何年も前に発生した行為から請求が発生する場合があるため、保険契約を永久に保持することも賢明な場合があります。

記録はいつ破棄する必要がありますか?

周知のとおり、機密情報は他人に見られるべきではありません。機密情報を含む記録がある場合は、安全に破棄する必要があります。ハードコピーを放置したり、電子ドキュメントをゴミ箱に移動したり、古いフォルダーに保管したりすると、情報が適切に破棄されないと危険にさらされる可能性があります。機密情報を安全に保つために適切な措置を講じてください。

銀行は、少なくとも 5 年間、100 ドルを超えるすべての預金の記録を保持する必要があります。これらの記録は、銀行の裁量により長期間保持される場合があります。

なぜ 7 年間記録を保持する必要があるのですか

ほとんどの弁護士、会計士、および簿記サービスは、元の文書を少なくとも 7 年間保管することを推奨しています。これは、経験則として、税務調査、訴訟、および潜在的な請求を弁護するのに7年あれば十分な時間だからです。文書を 7 年以上保管する必要は通常ありません。
もちろん、この規則には常に例外があります。特に重要または貴重な文書がある場合は、それらをより長期間保管することをお勧めします。また、自営業者または自分のビジネスを持っている場合は、IRS による監査に備えて、記録をより長く保持することをお勧めします。
最終的には、元の文書をいつまで保管するかはあなた次第です。安全かつ確実に保管するためのシステムが整っていることを確認してください。

保持ポリシーは、レコードのライフサイクルの重要な部分です。企業が情報を保管する必要がある期間、保管場所、記録が必要になったときにどのように処分するかについて説明します。保持ポリシーは、レコードのライフサイクルの重要な部分です。企業が情報を保管する必要がある期間、保管場所、記録を廃棄する方法について説明します。

企業は記録をどのくらいの期間保管する必要がありますか?

ビジネス記録を保持するための一般的な最低期間は、最低 7 年です。次の文書と記録を保管する必要があります。事業税申告書およびその他の補足書類: IRS が申告書を監査できなくなるまで雇用税記録: 支払日から少なくとも 4 年間。

さまざまな種類の情報の保持期間は、さまざまな要因によって異なります。これらには、情報に対する内部組織の必要性、検査または監査の規制要件、法的制限、訴訟への関与、課税および財務報告の必要性などが含まれます。したがって、特定の種類の情報を保持する期間を決定する際には、これらすべての要因を考慮することが重要です。

保持される記録の 4 つのカテゴリとは

通常、記録は次の 4 つのカテゴリに分類されます。企業設立などの特定の重要なイベントをマークするもの。運用の評価に使用されるもの。および政府の規制に従って収集または保持されるもの。

Amplitude では、アクティブユーザーを、新規ユーザー維持、現在のユーザー維持、復活ユーザー維持の 3 つの異なる維持段階で考えています。
新規ユーザー: 製品を初めて使用するユーザー。
現在のユーザー: 一定期間、一貫して製品を使用しているユーザー。
復活したユーザー: しばらく活動を休止していたが、戻ってきて製品の使用を再開したユーザー。
アクティブユーザーに関しては、これら 3 つの段階すべてについて考えることが重要であると考えています。それぞれの段階で異なるアプローチが必要になるからです。
新規ユーザーの維持のためには、オンボーディングとエンゲージメントに重点を置き、新規ユーザーが優れたエクスペリエンスを提供し、製品を理解できるようにすることが重要です。
現在のユーザー維持のためには、製品を使い続けたり、製品に価値を見出し続けたりすることに焦点を当てることが重要です。
復活したユーザー維持のためには、再エンゲージメントに焦点を当て、戻ってきたユーザーが良い経験をして製品を使い続けられるようにすることが重要です。
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銀行は 7 年後に記録を破棄しますか?

銀行秘密法の下で、金融機関は、通貨取引および顧客識別プログラムの記録を 5 年間保持する必要があります。各タイプのドキュメントには、この行為に関する特定の指示があります。
– すべての CTR (通貨取引レポート) および SAR (疑わしいアクティビティレポート) は、提出後 5 年間保持する必要があります。
– 顧客識別プログラムは、顧客アカウントが閉鎖されてから 5 年間保持する必要があります。
-旅行規則記録は、取引日から 5 年間保管する必要があります。

オリジナルの文書、ファイル、フィルム、およびマイクロフィッシュを最低 7 年間保管する必要があるという規則には、いくつかの例外があります。いくつかの例は次のとおりです。
-特定の税務書類は最大10年間保管する必要があります
– 給与記録は少なくとも 3 年間保管する必要があります
-監査記録は少なくとも7年間維持する必要があります

これは単なる一般的なガイドです。特定の状況に応じて適切な記録を保持していることを確認するために、必ず会計士または弁護士に確認してください。
すべての企業は、金融取引、法的取引、および従業員情報の正確な記録を保持する必要があります。さらに、十分に文書化されたポリシーと手順を整備する必要があります。これらの重要な記録以外に、企業は特定のニーズに応じて他の種類の記録を保持することもできます。正確で最新の記録を維持することは、あらゆる事業運営にとって重要です。

記録には、管理、法律、会計、歴史、研究、電子の 6 種類があります。管理記録は、機関の起源、発展、活動、および成果に関係しています。法的記録は、政府機関の法律および規制への準拠を文書化します。会計記録は、政府機関の金融取引を文書化します。歴史的記録は、政府機関の歴史を記録しています。研究記録は、機関の研究活動を文書化します。電子記録とは、電子形式で作成、受信、および維持される記録です。

破棄できる文書

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シュレッダーにかけなければならない書類にはさまざまな種類があります。一般的な例には、クレジットカードや公共料金の請求書、銀行取引明細書、I-9 フォーム、W-2 および W-4 フォーム、税務記録などがあります。個人情報の盗難から身を守るために、機密情報が含まれるドキュメントは細断処理することが重要です。

経験則では、納税申告書に関する情報を確認する書類を 3 ～ 7 年間保管することです。これには、フォーム W-2 や 1099、銀行および証券会社の明細書、授業料の支払い、慈善寄付の領収書などの書類が含まれます。

10 年前の銀行の明細書を入手できますか

古い銀行口座の明細書をリクエストするのは、かなり簡単なプロセスです。法律により、銀行はこれらの記録を 5 年間ファイルに保管する必要があるため、この期間内であれば、要求を送信し、電子的または郵送で書類を受け取ることができます。

準備銀行は、1983 年公文書法の規定を遵守し、作成日から 20 年間 (「オープンアクセス」期間として知られる) 記録へのパブリックアクセスを提供します。オープンアクセス期間外の記録へのアクセスは、法律の規定に従って提供されます。

結論

【確定申告】書類の保存期間をハッキリさせようhttps://t.co/9ADVB1Eyua

「書類は何年保存しないといけないのか」

会社でも個人事業主でも皆さん気になるこの質問

税務上は【基本７年間】とまず覚えておきましょう?

— Pision(税理士) (@Pision_jp) May 6, 2022