書類 保存 期間 一覧 ドキュメント保持期間リストは、特定のドキュメントを破棄する前に保持する期間を追跡するのに役立ちます。これは、個人的にもビジネス的にも重要です。リストを作成することで、何をいつ破棄する必要があるかを追跡できるため、組織化して法律を順守することができます。
この質問に対する決定的な答えはありません。これは会社によって異なり、関係するドキュメントの特定の種類にも依存するためです。ただし、ほとんどのビジネス記録を少なくとも 3 年間、場合によっては最大 7 年間保管することをお勧めします。税金またはその他の法的事項に関連する文書は、少なくとも 7 年間保持する必要があります。
7 年間保管すべき記録は?
所得税の目的で記録を保持しなければならない期間について、期限は設定されていません。ただし、IRS は、最初の申告書を提出した日から少なくとも 3 年間、または税金を支払った日から 2 年間のいずれか遅い方の期間、記録を保持することを推奨しています。価値のない有価証券または不良債権控除による損失の請求を行う場合は、7 年間記録を保管する必要があります。
売渡証、許可証、免許証、契約書、証書と権原、抵当権、株式と債券の記録など、永久に保管しなければならないさまざまな法的文書があります。ただし、キャンセルされたリースおよび受取手形は、キャンセル後 10 年間保管できます。
文書の標準的な保存期間はどれくらいですか
ドキュメント保持ガイドラインでは、通常、企業は記録を 1 年、3 年、または 7 年間保存する必要があります。場合によっては、記録を永久に保管する必要があります。何を保管し、何をシュレッダーにかけるべきかわからない場合は、会計士、弁護士、州の記録管理機関からアドバイスを受けることができます。
記録の保存期間は、記録の種類に応じて特定の時点から始まります。たとえば、財務記録の保持期間は翌年の 7 月 1 日から始まります。別の例として、就職活動の記録の保持期間は、雇用決定が下された日から始まります。
銀行取引明細書を 7 年間保管する必要がありますか?
納税申告書の情報を確認する特定の書類を 3 年から 7 年間保管することが重要です。これには、W-2 や 1099 などのフォーム、銀行や証券会社の明細書、授業料の支払い、慈善寄付の領収書が含まれます。そうすることで、IRS による監査を受けた場合に必要な書類を確実に入手することができます。
会社の円滑な運営を確保するために追跡する必要があるさまざまな種類の業務記録があります。これらには、財務記録、法的記録、従業員記録、ポリシーと手順、およびその他のビジネス記録が含まれます。記録の種類ごとに目的が異なり、ビジネスの運営に不可欠です。
記録はいつ破棄する必要がありますか?
機密情報を含む記録は、他の人が見られないように安全に破棄する必要があります。ハード コピーは細断または焼却し、電子文書は完全に削除する必要があります。
これは、100 ドルを超える預金の場合、銀行は少なくとも 5 年間記録を保持する必要があることを思い出させるためのものです。銀行は、そうすることにした場合、これらの記録をより長期間保持することができます。預金に関するすべての記録は、安全でアクセスしやすい場所に保管してください。
保持される記録の 4 つのカテゴリは何ですか
レコードはさまざまな目的に役立ちます。所有権や株式などの一部の記録は、財産を保護します。企業設立などのその他のイベントは、重要なイベントをマークします。さらに、運用の評価や政府規制への準拠に使用されるものもあります。
目的に関係なく、すべての記録は正確、完全、最新でなければなりません。不正確、不完全、または古い記録は、今後の問題につながる可能性があります。たとえば、事業設立の不正確な記録は、事業の解散につながる可能性があります。古い記録は、所有者が変わったために所有権や株式の記録が正確でなくなった場合など、問題を引き起こす可能性もあります。
問題を回避するには、記録を正確、完全、最新の状態に保つことが重要です。これは、定期的に記録を見直し、必要に応じて更新することで実現できます。
銀行秘密法は、金融機関がマネー ロンダリングやテロ資金供与を防止するための措置を講じることを義務付けています。これらの措置の 1 つは、特定の記録を 5 年間保持することです。
CTR と SAR は、BSA/AML 要件の下で保持する必要がある 2 種類の記録です。 CTR は一定額以上の現金取引の記録であり、SAR は疑わしい活動の記録です。どちらの種類の記録も、提出後 5 年間保管する必要があります。
BSA/AML 要件の下で保持する必要があるその他の種類の記録には、顧客識別記録、口座開設に関連する文書、および取引記録が含まれます。各タイプの文書の具体的な要件は、銀行秘密法および関連する規則に記載されています。
情報はどのくらいの期間保持する必要がありますか?
組織は、必要な限りデータを保持する必要があります。必要以上にデータを保持すると、不必要なストレージ スペースが消費され、必要以上のコストがかかります。
保持スケジュールは、記録が組織的かつ効率的な方法で管理されるようにするために、あらゆる組織にとって重要なツールです。どの記録を保持する必要があるか、どのくらいの期間保持する必要があるか、いつ破棄できるかを明確に理解できます。保持スケジュールがなければ、記録を適切に管理および保存する方法を知ることは困難です。
一般的なデータ保持期間とは
組織が内部および外部の要件を満たすためには、データ保持期間が重要です。データ保持期間は組織や業界によって異なりますが、通常は 3 年から 10 年です。データ保持期間が終了したら、データをアーカイブ、匿名化、または破棄する必要があります。
雇用主が従業員の定着率を向上させるためにできることはたくさんあります。最も効果的な戦略には、従業員の能力開発への投資、マネージャーへの注目、従業員の貢献の認識、報酬の再評価などがあります。さらに、雇用主は包括的な福利厚生パッケージを提供し、従業員の成長への道筋を作ることを検討する必要があります。最後に、組織文化を改善することは、従業員の定着率を改善するのにも大いに役立ちます。
公共料金の請求書は、最長 1 年間保管してください。このようにして、支払いを管理し、使いすぎないようにすることができます。納税申告書と納税証明書に関しては、少なくとも3年間はそれらを保持してください。これにより、監査を受けた場合に備えて、完全な記録を残すことができます。最後に、新しい保険を受け取ったら、古い住宅保険と自動車保険を細断してください。これにより、情報を最新の状態に保ち、不要な料金を回避できます。
小切手帳のレジスターは、保存するのに最もエキサイティングな記録ではないかもしれませんが、支出と購入を経時的に追跡するのに非常に役立ちます.さらに、これらはデジタル記録ではないため、長期間保管する必要があります。
保存する書類と捨てる書類
有効な契約書、保険書類、資産記録、株券は、無効になるまで保管する必要があります。契約が完了した後、または保険証券の有効期限が切れた後、これらの書類は破棄できます。
ビジネス記録に関しては、材料の購入を示す小切手、領収書、請求書、および銀行取引明細書を保管することが重要です。これは、税金の準備と財務管理の両方の目的のためです。これらの記録は、納税申告後、少なくとも 3 年間保管してください。
永久に保管する必要のある記録
2013 年会社法では、特定の記録と登録簿を恒久的に維持することが義務付けられています。これらには、法定監査報告書、年次報告書、取締役会会議の議事録、取締役会委員会会議、および会員総会の年次財務諸表が含まれます。
桜を見る会の招待名簿を廃棄した根拠として、内閣府が示した文書です。「関係行政機関等に協力して行う行事等の案内の発送等」「保存期間１年未満」とマーカーで塗っています。ところが、そのマーカーの上を見ると「行事等の推薦」「保存期間１年」。今年の推薦名簿はやはり残っているのではないか。 pic.twitter.com/5kXzS1hyHq
— 宮本徹 (@miyamototooru) November 12, 2019
45s は、45 RPM で回転する 7 インチ レコードの一種です。それらは通常ビニールでできており、速度が速いため高品質です。ただし、これは、各側に数分のサウンドしか保存できないことを意味します。 45s は多くのストレージ スペースを必要とせずに良好な音質を提供するため、シングルに人気があります。
記録には主に、管理、法律、会計、歴史、研究、電子の 6 種類があります。管理記録は、機関の起源、発展、活動、および成果に関係しています。法的記録は、政府機関の法律および規制への準拠を文書化します。会計記録は、政府機関の財政を追跡します。歴史的記録は、政府機関の歴史を記録しています。研究記録は、機関の研究活動をサポートするために使用されます。電子記録は電子形式で保存されます。
クレジット カードや公共料金の請求書は、支払い後に細断することが重要です。これにより、身元を保護し、個人情報を安全に保つことができます。また、保証、税金、または保険に関連するものでない限り、レシートも細断する必要があります。 1 年後には、銀行の明細書、給与明細、医療費の請求書をシュレッダーにかけることができます。
結びの言葉
ドキュメント保持期間リストは、特定の種類のドキュメントを保持する必要がある期間の概要を示しています。このリストには、ビジネス文書と法律文書の両方が含まれており、どの文書をどのくらいの期間保持する必要があるかについてのガイダンスが示されています。
文書保存期間リストは、企業が法的要件への準拠を維持し、重要な記録が破棄されないようにするために重要です。このリストは、一定期間後に破棄できるドキュメントを特定することで、企業が記録を効果的に管理するのにも役立ちます。
よく組織化された最新のドキュメント保持ポリシーを持つことで、訴訟のコストとリスクを大幅に削減できます。