会社法書類保存期間

会社法書類保存期間ますます多くの企業がペーパーレス化するにつれて、電子記録をどのくらいの期間保持するかという問題がより一般的になってきました.答えは一般に、ドキュメントの性質と、業界および管轄区域の法的要件によって異なります。これらの要因を考慮し、定期的に見直して更新する包括的な記録保持ポリシーを策定する必要があります。

会社法文書の最低保存期間は 6 年です。

企業はドキュメントをどのくらいの期間保持する必要がありますか?

申告すべき所得を申告せず、それが申告書に記載されている総所得の 25% を超えている場合は、6 年間記録を保管する必要があります。申告書を提出しない場合は、記録を無期限に保管する必要があります。不正な返品を申し立てた場合は、記録を無期限に保管する必要があります。

法的文書にはさまざまな種類があり、それぞれに特定の目的と要件があります。一般的な例としては、売渡証、許可証、免許証、契約書、証書と所有権、住宅ローン、株式と債券の記録などがあります。これらの文書の多くは、所有権やその他の法的権利を確立するために永久に保管する必要がありますが、一定期間後に廃棄できるものもあります。たとえば、解約した賃貸借契約や受取手形は、通常 10 年後に破棄することができます。

文書を保持する期間

税金に関しては、後悔するよりも安全である方が常に良いです。そのため、フォーム W-2 および 1099、銀行および証券会社の明細書、授業料の支払い、慈善寄付の領収書など、納税申告書に関する情報を確認する書類を 3 ～ 7 年間保管しておくことをお勧めします。そうすることで、後で質問や問題が発生した場合に、これらのドキュメントを簡単に参照できるようになります。

ほとんどの所得税記録は 7 年間保管する必要があります。ビジネスの性質によっては、何年も前に発生した行為から請求が発生する場合があるため、保険契約を永久に保持することも賢明な場合があります。

雇用記録の法定保存期間は、当該会計年度の終了後 3 年以上です。これは、1993 年の所得税 (雇用) 規則 (SI 1993/744) の改正に従っています。

従業員があなたが契約に違反したと主張した場合、彼らはあなたを民事裁判所に連れて行くかもしれません.彼らは、申し立てられた違反から 6 年以内にこれを行うことができます。そのため、従業員が退職した後、個人データ、業績評価、および雇用契約を 6 年間保管する必要があります。

HR は従業員の記録をどのくらいの期間保管しますか?

EEOC 規則では、雇用主はすべての人事記録または雇用記録を 1 年間保管する必要があります。従業員が非自発的に解雇された場合、その人事記録は解雇日から 1 年間保持されなければなりません。

ほとんどの弁護士、会計士、および簿記サービスは、元の文書を少なくとも 7 年間保管することを推奨しています。この推奨の背景にある理由は、通常、税務調査、訴訟、および潜在的な請求には 7 年あれば十分であるということです。ただし、これは一般的なガイドラインに過ぎず、状況によっては、一部の文書を長期間保管する必要がある場合があります。

記録を破棄する時期

機密情報を含む記録は安全に破棄する必要があります。これには、ハードコピーと電子ドキュメントが含まれます。情報を放置したり、古いフォルダに保管したりすると、情報が破棄されていないと危険にさらされる可能性があります。

これは、すべての記録と文書が整頓され、最新の状態に保たれるようにするためです。

文書保持の方針は?

ドキュメントの保持は、企業の記録管理の重要な部分です。文書を適切に保管することで、企業は法的責任から保護され、記録の正確性と完全性が保証されます。ビジネスの種類と関連する記録に応じて、異なる保持期間が適用される場合があります。
たとえば、税務記録は少なくとも 7 年間保管する必要がありますが、従業員の記録は退職後 3 年間しか保管する必要がない場合があります。ビジネスに適用される保持期間を決定する最善の方法は、弁護士または記録管理の専門家に相談することです。
記録の適切な保存期間を決定したら、それらを保存および保持するためのシステムを開発する必要があります。これには、電子または紙のファイリングシステムを作成すること、または記録管理会社を使用して記録を保存および管理することが含まれる場合があります。
どちらのシステムを選択した場合でも、火災、洪水、またはその他の災害が発生した場合に備えて、必ずバックアップを作成してください。また、必要なときに簡単にアクセスできるように、記録が保存されている場所を常に追跡します。

米国証券取引委員会 (SEC) は、監査人が財務諸表の監査またはレビューを完了してから 7 年間、監査および会計記録を保持することを要求しています。この規則は、発行者の財務諸表に関連する記録、および監査またはレビューに関連する可能性があるその他の記録に適用されます。これにより、監査人やその他の金融専門家は、職務を遂行する際に正確で最新の情報にアクセスできるようになります。

雇用主は元の文書を保管できますか

これは、すべての雇用者に、従業員の元の証明書を保管するために収集することが期待されていないことを通知するためのものです。これは、法律により違法な強制労働制度と見なされます。

上記は、雇用税および納税申告書から除外された所得の証拠書類を保管する必要がある最低年数です。不良債権および価値のない有価証券の記録は、7 年間保管する必要があります。

企業は従業員データをどのくらいの期間保管しますか?

従業員の記録を維持することは非常に重要です。雇用機会均等委員会 (EEOC) では、従業員の解雇日から 1 年間、すべての雇用記録を維持する必要があります。これには、役職、開始日と終了日、報酬、およびその他の関連する人事情報などの情報が含まれます。そうすることで、監査が発生した場合のコンプライアンスを確保するのに役立ち、従業員を後で再雇用する必要がある場合にスムーズな移行を提供するのにも役立ちます。

人事管理に関する行動規範は、企業が元従業員の個人データをどのように取り扱うべきかを定めています。このコードは、元従業員が雇用を終了した日から最大 7 年間、企業がこのデータを保持できることを規定しています。この保持期間により、企業は元従業員に関する重要な情報にアクセスできると同時に、元従業員のプライバシーを保護することができます。

企業が履歴書をファイルに保存する期間

雇用主が履歴書をファイルに保管しなければならない期間を義務付ける連邦法はありませんが、多くの州では、雇用主が履歴書やその他の雇用記録を一定期間保管することを義務付ける独自の法律があります。一般的に、雇用主は履歴書を 1 年から 3 年間保管する必要があります。ただし、応募者が保護クラスに属している場合、または会社が連邦政府の請負業者である場合、雇用主は履歴書を長期間ファイルに保管する必要がある場合があります.

記録には、吸い取り紙、総勘定元帳、株式記録、顧客台帳、および顧客口座情報 FOCUS レポートが含まれます。記録は 3 年間保持されます。

保持される可能性のある 3 種類の記録は何ですか

記録には、管理、法律、会計、歴史、研究、電子の 6 種類があります。管理記録は、機関の起源、発展、活動、および成果に関係しています。法的記録は、機関および個人の権利と義務を証明するために作成および維持されます。会計記録は、政府機関の資金の受領と支出を記録します。過去の記録は、機関の経験と社会への影響を記録しています。研究記録は、研究機関プログラムで使用するために作成および維持されます。電子記録は、電子形式で作成、送信、受信、および維持されます。

企業が追跡しなければならないさまざまな種類の業務記録があります。これには、財務記録、法的記録、従業員記録、ポリシーと手順、およびその他のビジネス関連文書が含まれます。企業が規制を順守し、業務を適切に管理するためには、完全かつ組織的な記録管理システムを整備することが重要です。